Вы хотите навести порядок в кадровой работе? С чего начать в новой компании, как навести порядок в уже существующей? Следуйте советам эксперта. И без паники! У вас все получится.
На практике есть две ситуации, когда профессионалам интересна тема пошагового кадрового делопроизводства:
Определите ответственного или ответственных за состояние кадрового делопроизводства у работодателя. Все работодатели очень разные. Отличаются количеством штата, сферой деятельности, текучестью кадров, управленческими подходами, экономическими возможностями. Отвечу на любимый вопрос кадровых специалистов:
«Увы, универсальной формулы, которая подходила бы всем, нет. Нормативы для кадровых процедур, которые приведены в постановлении Минтруда СССР от 14.11.1991 № 78, устарели. В среднем цифра по нормативам в настоящее время колеблется от 200 до 270 работников на одного кадровика. Но в идеале нужно высчитывать время на оформление документов непосредственно у вашего работодателя».
В зависимости от штата компании, текучести кадров, экономических возможностей работодатель может организовать кадровое делопроизводство одним из способов:
Совмещение — это поручение работнику с его письменного согласия дополнительной работы по другой должности, профессии, специальности (ст. 60.2 ТК РФ). Чтобы оформить совмещение, включите должность в штатное расписание (при этом ставка может быть не целой, важно просто отразить потребность работодателя в трудовой функции специалиста по кадровому делопроизводству).
Типичное заблуждение: должность, по которой оформляется совмещение, не включается в штатное расписание. В согласии пропишите срок, содержание и объем выполняемой работы и размер доплаты.
Итак, первый шаг — определите, как вам поручили вести кадровое делопроизводство:
После того, как проверены ваши полномочия по организации и ведению кадрового делопроизводства, внимательно изучите учредительные документы.
В первую очередь обратите внимание на название работодателя.
Типичная ошибка: в кадровых документах наименование работодателя указано не в соответствии с учредительными документами. Например, в Уставе прописано полное и сокращенное наименование, а в кадровых документах — только полное или только сокращенное наименование работодателя.
Изучите в учредительных документах вопрос о полномочиях по принятию решения о заключении, расторжении трудовых договором, по утверждению локальных нормативных актов. Определите, кто является уполномоченным лицом работодателя, если это юридическое лицо.
Типичная ошибка в трудовом договоре : в учредительных документах уполномоченным лицом работодателя прописан руководитель компании, в трудовых договорах в преамбуле указывается руководитель, действующий на основании Устава, а в конце трудового договора подпись со стороны работодателя проставляет начальник отдела кадров, или заместитель генерального директора и т.д., то есть не сам руководитель.
Помните простое правило: кто указан как уполномоченное лицо работодателя в начале трудового договора, тот и ставит подпись в нем подпись.
Почему штатное расписание является одним из первых документов, который напрямую связан с трудовой функцией кадровика? Штатное расписание — это документ организационно-распорядительного характера, который по своей сути отвечает на вопрос: потребность в каких трудовых функциях испытывает работодатель.
Помните правило: вне штатного расписания, «за штатом» не может быть оформлен ни один работник. Там, «за штатом», только договоры гражданско-правового характера. Все потребности работодателя в трудовых функциях определяет штатное расписание.
Трудовая функция — это работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессия, специальность с указанием квалификации; конкретный вид поручаемой работнику работы (ст. , ТК РФ).
Штатное расписание можно утвердить по унифицированной форме — форма Т-3 (утв. постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1) или разработать и утвердить свою форму (желательно, приложением к учетной политики организации). В графе «Количество штатных единиц» можно указывать не полную ставку, например, 0,25 или 0,5.
Евгения Конюхова, преподаватель в Контур.Школе:
«В соответствии с квалификационным справочником должностей разработкой штатного расписания занимается экономист по труду. Но такое счастье (экономист по труду) есть далеко не у всех работодателей. Поэтому ответственный за разработку штатного расписания тот, в чьи должностные обязанности входит разработка проекта штатного расписания. Его утверждают приказом и хранят постоянным. Ограничений по количеству внесения изменений в штатное расписание законодательно не установлены».
Локальные нормативные акты — объемная тема. Чаще всего специалисты спрашивают «волшебную таблетку счастья» в виде исчерпывающего перечня обязательных для них локальных нормативных актов. Но универсального, подходящего перечня для всех работодателей, нет. Есть несколько правил, о которых нужно помнить:
Ключевым работником организации является руководитель. В первую очередь проверьте все документы по его оформлению. Должен быть ответ на запрос из реестра дисквалифицированных лиц, который ведут налоговые органы. Это требование ч. 2 ст. 32.11 КоАП РФ.
Руководитель обладает двойным правовым статусом:
На руководителя должны быть оформлены документы о назначении (избрании) его генеральным директором в соответствии с федеральными законами и учредительными документами и документы в рамках трудового законодательства: трудовой договор, приказ о приеме на работу. Должна быть внесена запись в трудовую книжку.
Начинающие специалисты, да и опытные, порой задают такой вопрос: как внести запись в трудовую книжку о приеме на работу генерального директора? Ответ лежит на поверхности: трудовая книжка — это основной документ, подтверждающий именно трудовой стаж, и в трудовую книжку вносятся сведения о приеме на работу, а не о процедурах избрания или назначения. Поэтому после заключения трудового договора, издания приказа о приеме на работу внесите запись в трудовую книжку именно о приеме на работу со ссылкой в 4 графе на реквизиты приказа о приеме на работу.
Типичная ошибка в оформлении трудового договора с руководителем: срок трудового договора не соответствует сроку его полномочий как единоличного исполнительного органа в соответствии с учредительными документами. На стадии заключения трудового договора внимательно изучайте учредительные документы, чтобы не допустить подобной ошибки.
Трудовой договор — один из главных документов в регулировании трудовых отношений с работниками. Рекомендую тщательно продумать и разработать шаблоны трудовых договоров для оформления на работу разных категорий работников.
По итогам инспекционных проверок ГИТ трудовой договор становится и самым дорогим документом в кадровом делопроизводстве с точки зрения штрафных санкций. Ответственность предусмотрена по ч. 4 ст. 5.27 КоАП РФ для юридических лиц, например, от 50 000 до 100 000 руб., причем иногда проверяющие перемножают штраф на количество трудовых договоров.
Типовая форма трудового договора разработана и утверждена только для руководителей государственных (муниципальных) учреждений и работодателей, субъектов малого предпринимательства, отнесенных к микропредпринимателям. В остальных случаях работодатели самостоятельно разрабатывают форму трудового договора.
Как правило, эти сведения вносятся в преамбулу к трудовому договору, или часть сведений остается в преамбуле, а часть переносится на последнюю страницу трудового договора.
Пример: «Общество с ограниченной ответственностью «Интерес»», (ИНН 1234567890) именуемое в дальнейшем «Работодатель», в лице заместителя генерального директора Михайлова П.С., действующего на основании Трудового договора от 17.02.2009 № 18-тд-2009 и Приказа от 05.08.2011 № 12, с одной стороны, и гражданин Российской Федерации Веселов Николай Сергеевич (паспорт серия 0477,№ 123456 выдан УФМС по ЮАО г. Москвы 20.08.1997г.), именуемый в дальнейшем «Работник», с другой стороны, в соответствии с действующим на территории Российской Федерации трудовым законодательством заключили настоящий трудовой договор о нижеследующем:...»
Рекомендация 2. Помните про обязательные условия трудового договора, они перечислены в ч. 2 ст. 57 ТК РФ. Но не все из них всегда обязательные! Некоторые обязательны при наличии определенных условий:
Рекомендация 3. Учитывайте статьи Трудового кодекса, устанавливающие особенности регулирования трудовых отношений с отдельными категориями работников или нормы федеральных законов, регулирующих ваш вид деятельности. При разработке проекта трудового договора не пользуйтесь источниками сомнительного происхождения из интернет-ресурсов.
Посмотрите разные источники и, пропустив их через «призму» статьи 57 ТК РФ, разработайте свою форму.
В трудовой договор можно включить дополнительные, названные в ч. 4 ст. 57 ТК РФ, и иные условия. Но за их отсутствие работодатель не будет нести ответственность.
Если деятельность работников связана с обслуживанием материальных ценностей, рекомендую сразу разработать и подготовить шаблон договора о полной материальной ответственности. Тогда вы сможете подписать его одновременно с трудовым.
По материальной ответственности есть отдельный подробный урок в в Контур.Школе. В программе урока:
Для начала подготовьте приказ о назначении специального уполномоченного лица, ответственного за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек.
Помните, что принудительный труд запрещен. Если в трудовом договоре или должностной инструкции ответственного не были прописаны обязанности по ведению, учету, хранению и выдаче трудовых книжек, нужно соглашением дополнить этими обязанностями трудовой договор, или внести изменения в должностную инструкцию. Если такая ответственность будет возлагаться на работника, в чью функцию не входит кадровое делопроизводство, например, на главного бухгалтера, рекомендую оформлять сначала соглашение о совмещении, т.е. о поручении работнику дополнительной работы с его письменного согласия с доплатой в соответствии со ст. 151 ТК РФ.
На этом этапе также проверьте, что в организации приобретены и учтены в приходно-расходной книге по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее бланки трудовых книжек и вкладыши в нее. Работодатель обязан постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладышей в нее (п. 44 Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках», далее — Постановление № 225).
Бланки трудовых книжек и вкладыши храните в бухгалтерии как бланки строгой отчетности. Приходно-расходную книгу также ведет бухгалтерия (см. п. 41 Постановления № 225). На этом этапе также оформите книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Ее ведет кадровая служба.
Приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них надо пронумеровать, прошнуровать, заверить подписью руководителя организации, а также скрепить сургучной печатью или опломбировать.
Оформление кадровых процедур начинается с оформления работников на работу.
Типовой комплект (без учета особенностей):
С записями о работнике, о приеме на работу, постоянных переводах, увольнениях работника необходимо знакомить под роспись в соответствующих разделах личной карточки (п. 12 Постановления № 225).
Что учесть по трудовым книжкам на данном этапе? Напишите в бухгалтерию заявку с просьбой выдать бланк трудовой книжки, если у работника ее нет, или внесите сведения об имеющейся у него трудовой книжке в книгу учета движения трудовых книжек.
Организуйте учет рабочего времени: работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного работником (ст. 91 ТК РФ). Для этих целей можно использовать унифицированные формы табеля учета рабочего времени Т-12 или Т-13, или утвердить свою форму.
Подготовьте документы:
Этот перечень может меняться в зависимости от категорий работников или обстоятельств. Например, если работник просит отпуск не по графику отпусков, а в удобное для него время на основании его письменного заявления (например, такой отпуск предоставляется несовершеннолетним, Почетным донорам России и т.д.). В этом случае не будет извещения на отпуск. Работник напишет заявление, и работодатель оформит приказ.
Трудовое законодательство устанавливает требования по наличию и оформлению кадровых документов в случаях, если работодатель:
В этом случае нужны документы-основания, вид которых зависит от основания увольнения. Например, для увольнения работника по его инициативе необходимо его письменное заявление, для увольнения по соглашению сторон — соглашение о расторжении трудового договора и т.д.
В обязательном порядке готовьте приказ на увольнение, с которым ознакомьте работника под роспись. Если работник отсутствует или отказывается ознакомиться с приказом, проставьте на приказе соответствующую отметку.
На основании приказа вносите запись в трудовую книжку и в личную карточку работника. После работник проставляет свою подпись в трудовой книжке, личной карточке и в книге учета движения трудовых книжек при выдаче трудовой книжки на руки работнику.
Мы рассмотрели обязательные шаги для организации кадрового делопроизводства с нуля.
Кадровые документы с нуля для ООО — это определенный перечень документов, которые должны оформляться на предприятии с момента его создания. О том, каков этот список, какие бумаги в него входят и как его оформить, расскажем в нашей статье.
Кадровое делопроизводство — это ведение кадровой документации, т. е. регламентирование и узаконивание трудовых отношений между работником и работодателем. Ведение указанной документации на предприятии поручается отделу кадров или специальному лицу, уполномоченному на то специальным приказом и обладающему особыми познаниями в этой области.
К кадровому учету принято относить следующее:
Для того чтобы верно начать оформление кадровой документации на предприятии, необходимо прежде всего ознакомиться с иной документацией, которая должна быть на предприятии. К ней относятся:
Знакомство с основной документацией даст кадровику представление о конкретных документах, которые необходимо подготовить.
Кадровую документацию принято делить на две группы:
Еще одна классификация кадровых документов предполагает их разделение на следующие подгруппы:
Список документов, относящихся к первой группе (регламентация трудовой деятельности):
Ко второй группе, отвечающей за учет личного состава ООО, относятся следующие документы:
Для того чтобы правильно начать оформление кадровой документации на предприятии с нуля, необходимо выполнить следующие шаги:
Понятие и статус микропредприятия раскрываются в законе «О развитии малого и среднего предпринимательства в Российской Федерации» от 24.07.2007 № 209-ФЗ.
В соответствии с указанным законом микропредприятие имеет следующие характерные признаки:
ТК РФ дополнен гл. 48.1, которая содержит особенности регулирования труда субъектов малого предпринимательства, а также микропредприятий (закон «О внесении изменения в Трудовой кодекс Российской Федерации в части особенностей регулирования труда лиц, работающих у работодателей — субъектов малого предпринимательства, которые отнесены к микропредприятиям» от 03.07.2016 № 348-ФЗ). Вступает она в законную силу 01.01.2017 .
Так, по условиям указанной главы, микропредприятия получат право отказаться от оформления следующих кадровых документов (ст. 309.2 закона от 03.07.2016 № 348-ФЗ):
При этом определенные условия, которые в иных организациях регулируются указанными локальными нормативно-правовыми актами, работодатель будет обязан внести в трудовой договор. С 01.01.2017 микропредприятия должны будут заключать трудовые договоры по форме, утвержденной постановлением Правительства РФ от 27.08.2016 № 858.
Некоторая кадровая и учетная документация может стать обязательной в ООО при наличии определенных условий, например:
Составление кадровых документов с нуля для ООО требует анализа учредительных документов, а также деятельности, которой организация собирается заниматься, и контингента работников, которых планируется нанимать. С 2017 года особую специфику приобретает кадровый учет на микропредприятиях.
Сегодня каждая компания вне зависимости от ее организационно-правовой формы должна вести кадровый учет и иметь определенный перечень кадровых документов. Это требование, прежде всего, определено нормами Трудового кодекса РФ. При этом указанный перечень документов по кадровому учету совершенно не зависит от числа сотрудников в компании.
В деятельности любой организации рано или поздно встает вопрос об организации кадрового учета и кадрового делопроизводства абсолютно с нуля. И прежде чем приступить к организации кадрового учета, важно определиться с определением термина «кадровый учет», который понимается как учет движения работников компании, занимающих различные должности.
Стоит отметить, что обязанность по ведению кадрового учета есть не только у юридических лиц, но и у индивидуальных предпринимателей. В глобальном смысле кадровый учет любого типа и вида организации подразумевает документальное оформление приема работников в организацию, их перемещение по должностям, увольнение, сокращение и т.п., а также регламентирование трудовых отношений между работодателем (руководителем организации) и самими работниками, их руководством, организацией рабочего процесса и многое другое. В зависимости от сферы деятельности компании кадровый учет имеет свои особенности.
Если кадровый учет в компании организован грамотно и правильно, это позволит руководителю компании решить массу всевозможных задач фактически одновременно. На сегодняшний день основным нормативным документом, регулирующим процесс ведения трудовой деятельности являются «Правила ведения и хранения трудовых книжек», утвержденные Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003г. № 225. Данные правила, несомненно, актуальны и сейчас. Ведение кадрового учета и соответственно документооборота кадровой документации поручается отделу кадров или специальному лицу, уполномоченному на то специальным приказом и обладающему особыми познаниями, опытом и трудовым стажем в этой области.
Пожалуй, самым сложным в кадровом учете является самое начало, момент так сказать его становления – оформление документации. Именно этим на первоначальном этапе должен заняться кадровый работник или сам руководитель, если в штате организации отсутствует кадровик.
Итак, чтобы с нуля начать ведение кадрового делопроизводства, необходимо осуществить следующие действия:
Перечень форматов всех вышеперечисленных документов и иных необходимых в кадровом учете документов включает в себя далеко не один десяток вспомогательных документов, ознакомление и разработка которых также необходима для организации кадрового учета с нуля.
Еще одним важным моментов при ведении кадрового учета в любой организации является разработка и составление локальных нормативных актов. К стандартному списку локальных нормативных актов можно отнести:
Понятие «микропредприятие» мы раскрывали в нашей новой статье « Изменения в кадровом учете в 2017 году». Также понятие микропредприятия содержит Федеральный закон РФ от 24 июля 2017 года № 209-ФЗ «О развитии малого и среднего предпринимательства в РФ», которое определяется как юридическое лицо, имеющее в штате не более пятнадцати работников, доход которого за предшествующий календарный год не превысил 120 000 000 рублей (см. ч. 2 ст. 4, п. 1 ч. 1.1. ст. 4 указанного Закона).
С 01 января 2017 года вступил в силу Федеральный закон РФ от 03.07.2016г. № 348-ФЗ «О внесении изменения в Трудовой кодекс Российской Федерации в части особенностей регулирования труда лиц, работающих у работодателей – субъектов малого предпринимательства, которые отнесены к микропредприятиям», которым в Трудовой кодекс РФ была введена глава 48.1, содержащая особенности регулирования труда субъектов малого предпринимательства, в том числе микропредприятий.
Так, согласно статьи 309.2 главы 48.1 Трудового кодекса РФ, микропредприятия получили право отказаться от оформления следующих кадровых документов: (ст. 309.2 закона от 03.07.2016 № 348-ФЗ):
Кадровое делопроизводство с нуля для юридического лица всегда требует, прежде всего, детального анализа учредительных документов компании, вида деятельности, которую компания планирует осуществлять после регистрации новой компании ли уже осуществляет без ведения кадрового делопроизводства. Также не меньшую значимость занимают работники компании, которых руководство намерено принимать в перспективе. С 2017 года особую специфику приобретает кадровый учет на микропредприятиях. Об этом мы еще обязательно поговорим в нашей следующей статье.
Кадровый учет — важная составляющая делопроизводства любого предприятия. О тонкостях организации этого процесса и пойдет речь в нашей статье.
Кадровый учет на предприятии представляет собой, с одной стороны, работу организации по документальной фиксации всех изменений в трудовой жизни и деятельности коллектива в целом и каждой штатной единицы компании в отдельности, а с другой — непосредственно кадровый документооборот. Организации кадрового учета на предприятии должно предшествовать знакомство с законодательной базой по этому вопросу. Нужно сказать, что нормативных актов, относящихся к кадровому делопроизводству, достаточно много, так как в их число входят не только законы, но также ведомственные постановления, приказы и различные ГОСТы.
Примерный перечень нормативной документации, имеющей отношение к кадровому учету , может включать следующие НПА:
Организация кадрового учета в новом ООО, как и в любой другой организации, может включать в себя следующие этапы:
Конкретный перечень внутренней документации каждая организация определяет самостоятельно.
Восстановление требуемого порядка в документах, в отличие от организации кадрового делопроизводства с нуля, является, с одной стороны, более простым процессом, так как многие деловые бумаги и журналы уже созданы, но с другой — может оказаться и более сложным, так как потребуется обнаружить недочеты в существующей системе.
Не знаете свои права?
Восстановление утраченного или несистематического кадрового делопроизводства должно проходить в несколько этапов:
Восстановление кадрового делопроизводства требует устранения всех пробелов и недочетов, выявленных в результате инвентаризации кадровых документов.
Иногда организационная форма компании может вызвать вопросы, связанные с порядком ведения кадрового учета . Рассмотрим некоторые варианты.
Организация кадрового делопроизводства в обособленном подразделении предприятия может осложняться тем, что это подразделение, с одной стороны, не обладает юридической самостоятельностью, а с другой — находится зачастую в удаленном от головной организации населенном пункте. Законодательство не предусматривает отдельных норм и требований к кадровому делопроизводству в обособленных подразделениях, поэтому каждый работодатель сам определяет, каким образом организовать работу в таком случае. Как правило, используется одна из перечисленных ниже схем:
Большое количество вопросов о необходимости ведения кадрового делопроизводства возникает у индивидуальных предпринимателей. Мнение законодателя по этому поводу однозначно: если ИП имеет хотя бы одного наемного работника, кадровый учет должен вестись в полном объеме.
Малые предприятия, как правило, озабочены тем, что в штате обычно отсутствует профессиональный кадровик, однако такое положение дел не отменяет необходимости ведения кадрового делопроизводства. Обязанности кадровика в этом случае накладываются на бухгалтера, секретаря или иного сотрудника, которого прежде стоит обучить особенностям кадрового делопроизводства на специальных курсах или семинарах.
В настоящее время многие интернет-ресурсы предлагают скачать бесплатно программы для ведения кадрового учета , позволяющие автоматизировать все кадровое делопроизводство или какую-то его часть. Однако бесплатной при этом оказывается, как правило, лишь демонстрационная версия, рассчитанная на несколько дней (недель, месяцев) работы. Для продолжения же работы далее необходимо купить лицензию, ключ или полную версию программы.
Такой рекламный ход, как ни странно, выгоден не только продавцу продукта, но и потребителю, так как позволяет выбрать наиболее подходящую для конкретного предприятия программу либо ознакомиться с принципами ее работы и разработать свою собственную. В итоге выбор остается за работодателем, решившим автоматизировать кадровое делопроизводство. При этом нужно иметь в виду, что сэкономить, постоянно работая в демоверсии кадровой программы, не получится, и если на какой-то из продуктов автоматизации падет выбор, то рано или поздно лицензию или полную версию придется купить.
Таким образом, организуя кадровое делопроизводство с нуля, можно не торопиться при выборе программы для ведения кадрового учета и не приобретать первый попавшийся продукт. Ведь подбор оптимального варианта не только позволит автоматизировать кадровое делопроизводство, но и значительно облегчит рабочий процесс.
Кадровый учет должен вестись на любом предприятии в независимости от формы собственности и количества сотрудников. На ведение кадрового делопроизводства не влияет количество персонала. Ко всем организациям предъявляются одинаковые требования, основанные в первую очередь на Трудовом Кодексе РФ. Поэтому компании, только прошедшие регистрацию, должны хорошо ориентироваться в трудовом праве и квалифицированно вести делопроизводство.
Ни одно, даже самое высоко технологичное предприятие не может обойтись без работников. Следовательно, их передвижение необходимо контролировать . Организация квалифицированного контроля над штатным составом предприятия – одна из основных задач руководителя.
Кадровый учет – это набор процедур, организационных моментов, связанных с мониторингом любых действий персонала предприятия. Такое делопроизводство позволяет четко регламентировать любые взаимоотношения между нанимателем и трудящимися организации .
Любое передвижение трудящихся внутри организации должно быть задокументировано. Штатное делопроизводство обеспечивает правовую регистрацию трудовых взаимоотношений между организацией и ее работниками.
Российское законодательство обязывает вести контроль персонала на каждом предприятии. В зависимости от количества штатных сотрудников в организации может работать один кадровик или целый отдел. Также количество менеджеров по персоналу зависит от специфики работы компании. Предприятия с вредными, опасными условиями труда, требуют более громоздкого учета, следовательно, кадровиков в штате будет больше.
Если не вдавятся в мелкие нюансы, обобщенно кадровый учет решает следующие задачи:
Каждая организация имеет право наделять сотрудников отдела по работе с персоналом определенными полномочиями. Функциональные обязанности могут отличаться в зависимости от количественного состава и особенностей деятельности компании.
При организации предприятия перед его ответственными сотрудниками стоит сложная задача – налаживание рабочего процесса, вместе с ним и всего необходимого документооборота .
Это во многом зависит от квалификации персонала. Следовательно, на должность лица, ответственного за кадровый учет, должен назначаться человек хорошо знакомый с российским трудовым законодательством, имеющий опыт подобной работы.
На первоначальном этапе, совместно с руководителем компании нужно определиться со списком необязательной, но необходимой для работы, документации.
Перед составлением плана действий по организации документооборота, менеджер по персоналу или другое ответственное за работу со штатными единицами лицо, должен изучить действующую на данный момент нормативную базу и учредительные документы предприятия. Вся кадровая документация оформляется в соответствии с ними.
Пошаговая инструкция формирования кадрового учета с нуля имеет следующие этапы:
После принятия в штат всех сотрудников, отдел кадров начинает работать в обычном режиме. Основное правило – любое событие, связанное с рабочими взаимоотношениями оформляется первичной документацией.
Правила составления, оформления, подписания документов регламентируются внутренними инструкциями предприятия . За все делопроизводство, связанное с личным составом, несет ответственность менеджер по персоналу либо другой сотрудник, на которого возлагаются функции по ведению кадрового документооборота.
Для организации штатного контроля необходимо ведение документации по учету персонала. Это совокупность приказов, служебных записок и прочего, фиксирующих все рабочие взаимоотношения внутри компании между администрацией и трудящимися.
Правовой контроль личного состава обеспечивает юридическое оформление и закрепление трудовых взаимоотношений между работодателем и персоналом.
Законодательно не запрещено оформление на предприятии внутренних документов для удобства работы со штатом. Их объем и оформление зависит от специфики работы учреждения.
На законодательном уровне требуется обязательное ведение следующих нормативных актов:
К ведению, заполнению и хранению всей кадровой документации необходимо походить ответственно.
За отсутствие обязательных документов или их неправильное ведение предусмотрена административная ответственность. Сумма штрафа для юридических лиц может достигнуть 50 тысяч рублей.
Не всегда получается вести кадровую документацию надлежащим образом. Причин этому несколько:
Если кадровый учет в запущенном состоянии его можно восстановить. Чем более долгий период не велась нормальная работа, тем тяжелее это будет сделать. Для начала, нужно найти опытного, ответственного работника, хорошо знающего российское трудовое законодательство.
Восстановление проходит следующие этапы:
Работник, назначенный на такой сложный участок, должен после изучения состояния документации принять дела. На этом этапе он описывает, какие конкретно документы и в каком состоянии им приняты. Только после этого начинается восстановление.
Начинать следует с восстановления трудовых договоров . Бывает тяжело объяснить сотрудникам необходимость подписания контрактов, приказов «задним числом», еще тяжелее пригласить в компанию уже не работающего сотрудника для дооформления документов.
Хронология событий имеет важное значение в кадровом учете. Можно попробовать заключить трудовой контракт с текущей даты, и указать в нем фактическую дату приемки на работу. Но трудовая инспекция, такой документ не посчитает верно оформленным.
Поэтому во избежание наложения существенных штрафов оформление кадровой документации необходимо заниматься своевременно.
На любом предприятии, даже имеющем в своем составе всего одного наемного сотрудника необходим контроль за персоналом. В независимости от формы налогообложения, вида деятельности или специфики производства должен присутствовать человек, отвечающий за полноту и правильность оформления учетной документации. Это требование российского трудового законодательства распространяется на индивидуальных предпринимателей (ИП) .
То есть, если в штате появляется наемный сотрудник, у индивидуального предпринимателя возникает необходимость в ведении кадрового учета. Если ИП, осуществляет свою деятельность самостоятельно, кадровый учет не нужен.
Руководитель вправе самостоятельно выбрать способ осуществления контроля:
За ненадлежащую регистрацию штатного состава ИП может понести как административную, так и уголовную ответственность .
Список обязательных для ведения документов одинаков как для индивидуального предпринимателя, так и для юридического лица.
Отличия появляются, когда ИП становиться работодателем впервые. Он обязан зарегистрироваться в территориальных органах:
Неисполнение данного требования влечет за собой серьезные штрафные санкции со стороны проверяющих органов.
Программы, помогающие вести кадровый учет
Если в штате всего один наемный работник, кадровый учет не представляет ничего сложного. Законодательство не ограничивает штатную численность трудящихся у индивидуального предпринимателя . Поэтому с расширением бизнеса понадобится автоматизация рабочего процесса.
Предприниматель вправе самостоятельно выбирать специальную программу. В последнее время наибольшее распространение получило программное обеспечение «1С: Зарплата и Кадры» . Оно помогает автоматизировать не только кадровое делопроизводство, но и облегчает ведение бухгалтерии.
Кроме данной программы предприниматель может воспользоваться следующими платформами для автоматизации работы с персоналом :
Программ разработано множество. Одни платные, но позволяют использовать смотровые версии для ознакомления, другие совершенно бесплатны, но имеют ряд ограничений. Существуют некоторые программы в «облаке», использование которых, требует ежемесячной оплаты.
Стоит учесть, что ни одна программа не снимает ответственности за правильное оформление и заполнение документов . Программное обеспечение позволяет упростить работу и предоставляет шаблоны большинства необходимых документов.
Кадровый учет имеет большое значение для функционирования любой организации. Он позволяет четко отследить хронологию любых рабочих событий, защитить права, как сотрудников, так и администрации компании. Кадровая служба – это лицо предприятия, по работе, которой судят о деятельности компании в целом.
В данном видео наглядная и подробная инструкция о том, как пошагово организовать кадровый учет в организации.
kontakt-info.ru - Бизнес идеи - Kontaktinfo