Записывается ли благодарственное письмо в трудовую книжку. Нужно ли в трудовую книжку вносить запись о ведомственных наградах? В каких случаях кадровика могут оштрафовать

Сотрудник хорошо поработал и заслужил благодарственное письмо, запись в трудовую книжку. Образец такой поощрительной отметки в трудовой не имеет жёсткого шаблона. Подобная запись – не всегда пустая формальность, а может быть реальным отражением заслуг и искренним выражением заработанной благодарности. Выясним, как правильно делать записи о вынесенных сотрудникам благодарностях и каких ошибок следует избегать при этом.

Какие благодарности заносятся в трудовую книжку

При оформлении записи важно понимать:

1. за что именно отмечен сотрудник;
2. каковы причины, побудившие начальство поощрить его.

Обычно выделяют следующие поводы для признательности за труд:

• значительное повышение производительности труда;
• успешное участие в ответственных мероприятиях;
• продуктивная работа над крупным проектом;
• внесение инновационных предложений;
• улучшение качества и организации трудовой деятельности;
• наставничество, обучение молодых специалистов.

Правильное оформление

В первую очередь, сотруднику отдела кадров следует обратить внимание на то, что благодарность в трудовой книжке должна быть оформлена с соблюдением норм и правил, принятых в делопроизводстве. Касающихся как собственно порядка внесения записей, так и специфики канцелярского лексикона. Трудовая книжка – это официальный документ сотрудника. Соответственно, при внесении в неё отметок и записей необходимо учитывать существующие нормативы.

Каким должен быть формат занесения благодарности в трудовую книжку? Образец может быть следующим. Как правило, запись в трудовой сопровождают названием и датой соответствующего приказа. Также приводят причину награждения и его форму. Например:

Отметим, что при оформлении записи следует учитывать конкретные достижения сотрудника.

Кроме того, благодарность заносится в трудовую книжку и тогда, когда сотрудник за свои достижения параллельно был повышен в должности. Запись выглядит следующим образом:

Не исключено, что работнику отдела кадров стоит обсудить текст благодарственной записи с начальником, подписавшим приказ о поощрении сотрудника. Так нужно, чтобы отмеченный руководством работник получил запись, способную воодушевить его на дальнейшие достижения. Это может сыграть значительную роль в деле мотивации сотрудников.

Отдельный раздел

Если необходимо объявить благодарность с занесением в трудовую книжку , то учтите, что с 2003 года в этом бланке появился отдельный раздел. Кром того, при внесении сведений о поощрении обязательно пишут его причину. Указывают также и данные о награждениях, присвоении почётных званий.

В пункте «Сведения о поощрениях (награждениях)» указывают:

• наименование предприятия (полное и сокращенное);
• номер записи;
• дата награждения;
• формулировка заслуг;
• реквизиты распоряжения, согласно которому сотрудник награждён (обязательно – дата и номер).

Какие виды поощрений отражать в трудовой

В трудовой содержатся сведения о стаже, всех ключевых этапах карьеры: занимаемых должностях, переводах, повышениях, сокращениях, увольнениях. В типовом бланке книжки предусмотрен раздел «Сведения о поощрениях », в котором отражают вынесенные благодарности и полученные награды.

Запись в трудовой книжке о награждении делают в соответствии с «Правилами ведения и хранения трудовых». Они утверждены Постановлением правительства РФ от 16.0.2003 № 225, и «Инструкцией по заполнению трудовых», которая утверждена Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69 (далее в статье «Правила» и «Инструкция»).

В соответствии с «Правилами», не каждое вознаграждение или поощрение, материальное, нематериальное, вносят в книжку.

Информация о награждении, которую вносят в трудовую книжку

1. о государственных и ведомственных наградах;
2. о присвоениях почетного звания государственного образца;
3. о награждениях почетной грамотой, дипломом, нагрудными знаками;
4. о премиях и других видах поощрений.

Сведения о награждениях в трудовой книжке не указывают, если это денежные премии, которые предусмотрены системой оплаты труда, выплачиваются сотрудникам на регулярной основе.

Если кому-то из работников присвоено почетное звание «Лучший по профессии», за это вручен ценный подарок, данный факт отражают в трудовой. Если же речь идут о выплатах квартальной или полугодовой премии, запись в книжку вносить не требуется.

Трудовая книжка. Оформление раздела о награждении денежной премией

Скачать образец документа

На основании чего вносятся сведения о награждениях в трудовой книжке: образец

Работодатель определяет самостоятельно порядок поощрения сотрудников и закрепляет его в локальном нормативном акте. В трудовую книжку заносится информация о наградах на основании приказа о поощрении. Если официальный распорядительный документ не издавали, отражать полученное поощрение в книжке не нужно, так как на это нет оснований.

В распорядительном документе указывают сведения о сотруднике, вносится имя, фамилия, отчество, занимаемая должность, табельный номер. В содержательной части указывают вид и мотив поощрения, кратко описывают и конкретные достижения, за которые отличившегося работника следует наградить.

Приказ составляют по форме Т-11 (Т-11а) или на бланке, разработанном организацией самостоятельно. Распоряжение издают на основании представления о поощрении. С приказом награжденного сотрудника знакомят под расписку.

Решение о награждении государственными, ведомственными наградами принимают уполномоченные вышестоящие инстанции. Письменное ходатайство подает руководство организации, в которой трудится работник. При наличии у сотрудника знаков отличия, наград, поощрений, к ходатайству прилагают соответствующие документы, подтверждающие наличие таких наград.

Как внести запись о награждении

При награждении сотрудника, работодатель вносит запись о поощрении в трудовую книжку, образец которой будет представлен ниже, и в раздел VII личной карточки формы Т-2. Информацию о поощрениях включают в раздел трудовой «Сведения о награждениях», где необходимо оформить все четыре графы:

1. указать порядковый номер внесенной записи;
2. дату оформления в формате число, месяц, год;
3. указать наименование организации-работодателя и внести непосредственно запись о поощрении;
4. дать ссылку на документ-основание (на приказ, распоряжение).

Запись необходимо внести в течение одной недели после выхода приказа руководителя. Поручается это кадровику или уполномоченному специалисту, назначенному руководителем. При оформлении записи почерк должен быть четким, аккуратным. Допустимо использовать чернила черного, фиолетового, синего цвета. При оформлении не допускаются сокращения.

При заполнении третьей графы применяют лаконичные формулировки: «Награжден за... », «Премирован за... », указывают причину награждения сотрудника. Наименование организации работодателя вписывают полностью, в скобках дают краткий вариант наименования, если он есть. Ссылаясь в четвертой графе на документ-основание, необходимо указывать его тип, например, приказ, распоряжение, вносить регистрационный номер и дату непосредственного оформления.

Ответы экспертов «Системы Кадры» на вопросы из практики

Каких ошибок избегать, заполняя раздел «Сведения о награждениях»

Наиболее распространенное упущение - это полное отсутствие в трудовой сотрудника сведений о наградах, знаках отличия и нерегулярных денежных премиях. Например, благодарность в трудовую книжку, образец будет представлен ниже, забывают внести в документ сотрудника. Часто ненадлежащим образом оформляют документы-основания. При вынесении благодарности не выпускают приказ, на основании которого вносят данные в раздел «Сведения о награждениях».

Запись в трудовой книжке о благодарности: образец

Скачать образец документа

Отражать в трудовой в полном объеме все сведения обо всех полученных наградах и поощрениях за период трудовой деятельности - это относится не к праву, а к обязанности работодателя. Особенно это обстоятельство важно учитывать, когда речь идет о государственных, о ведомственных наградах, которые обеспечивают сотруднику социальные, материальные привилегии:

• надбавку к пенсии,
• бесплатный проезд в транспорте,
• ряд льгот при медицинском, коммунальном обслуживании и так далее.

Запись о награждении в трудовой книжке важна и для тех, кто планирует в дальнейшем трудоустроиться. При отборе соискателей многие работодатели обращают внимание на раздел в книжке «Сведения о награждениях ».

Если трудовая была утеряна или бесповоротно испорчена так, что восстановлению не подлежит, работодателю при выдаче дубликата необходимо восстановить все записи о поощрениях на основании приказов, которые являлись основанием для внесения сведений в книжку.

Часто в трудовой можно увидеть некорректное оформление самих записей. Например, неверно проставлен формат даты, указанной во второй графе, отсутствует ссылка на документ-основание в четвертой графе. Применение готовых штампов может не считаться ошибкой, если сама запись отражает всю необходимые сведения, заверена подписью с расшифровкой ответственного лица.

Шпаргалка: ошибки в трудовой книжке

Абсолютным лидером среди допущенных ошибок при заполнении раздела «Сведения о награждении» является внесение информации о работе. Такая запись должна отображаться при верном варианте в предыдущем разделе. Часто причиной такой путаницы становится невнимательность кадровика. Если обнаружена любая ошибка, ее нужно быстро исправить, признав предыдущую запись недействительной. Таких действий требует от кадровика пункт 1.2 «Инструкции». Необходимо учитывать, при исправлении неверных записей нельзя пользоваться корректирующими жидкостями, зачеркивать, подчищать неверные записи, внесенные в раздел «Сведения о награждении ».

В трудовую книжку заносят информацию о наградах на основании приказа о поощрении. При заполнении раздела «Сведения о поощрениях» необходимо избегать ошибок. Если они обнаружены, кадровик должен обеспечить максимально быстрое исправление.

Журнал: Всё для кадровика
Год: 2011
Автор: Гущина Инна Александровна, Еремин Владимир Сергеевич
Тема: Документы кадровой службы
Рубрика: Есть проблема? Вот решение

Шаблоны документов
Запись о ведомственной награде в личной карточке

Нормативные документы

Трудовой кодекс Российской Федерации (извлечение) Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках» (извлечение) Приказ Минобрнауки России от 30.06.2010 № 580 «О ведомственных наградах Министерства образования и науки Российской Федерации» (извлечение)

Подскажите, пожалуйста, нужно ли в трудовую книжку работника вносить сведения о ведомственных наградах и благодарностях? У нас престижное образовательное учреждение, в котором трудятся высококвалифицированные педагоги, имеющие огромный стаж преподавательской работы. Некоторое время назад мы обратились с ходатайством о награждении наших заслуженных преподавателей ведомственными наградами. В торжественной обстановке им были вручены Почетные грамоты Министерства образования и науки РФ. Теперь вот не знаем, должны ли мы сведения о таких награждениях отразить в их трудовых книжках.

Согласно ст. 66 Трудового кодекса РФ (далее - ТК РФ) в трудовую книжку работника, помимо прочего, вносятся сведения о награждениях за успехи в работе. Работодатель вправе самостоятельно определять, достоин его работник поощрения или нет, и в конечном счете именно он решает, награждать того или иного работника или нет. Но если решение о поощрении работника принято, издан приказ (распоряжение) работодателя о поощрении, соответствующую запись в обязательном порядке вносят в трудовую книжку работника. А поскольку именно трудовая книжка работника является основным документом о его трудовой деятельности и трудовом стаже, то внесение в нее сведений о награждениях за успехи в работе представляется необходимым и во всех смыслах логичным.

Пункт 24 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (далее - Правила; утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках») конкретизирует, сведения о каких именно поощрениях вносятся в трудовую книжку работника:
а) о награждении государственными наградами, в том числе о присвоении государственных почетных званий, на основании соответствующих указов и иных решений;
б) о награждении Почетными грамотами, о присвоении званий и награждении нагрудными знаками, значками, дипломами, Почетными грамотами, производимыми работодателями;
в) о других видах поощрения, предусмотренных законодательством Российской Федерации, а также коллективными договорами, Правилами внутреннего трудового распорядка, уставами и положениями о дисциплине.

Как видим, речь идет не только о тех видах поощрения, которые применяются к работнику за трудовые заслуги его же работодателем (премии, ценные подарки и т. п.), но и о поощрениях более высокого уровня и важности. В частности, о награждении работника государственными наградами и присвоении государственных почетных званий.

ВЫ ДОЛЖНЫ ЭТО ЗНАТЬ

Конкретный вид вручаемой работнику ведомственной награды определяется с учетом действующих положений о наградах, а также степени и характера трудовых заслуг и достижений работника

Порядок представления к награждению государственными наградами и вручения государственных наград определяются Положением о государственных наградах Российской Федерации (утв. Указом Президента РФ от 07.09.2010 № 1099 «О мерах по совершенствованию государственной наградной системы Российской Федерации»).

ВАЖНО!

Медали, грамоты, почетные звания, присуждаемые гражданам от имени тех или иных министерств, не имеют статуса государственных наград. Такие аграды принято называть ведомственными

Вместе с указанным Положением Президентом РФ были утверждены статусы орденов Российской Федерации, положения о знаках отличия Российской Федерации, медалях Российской Федерации, почетных званиях Российской Федерации, описания названных государственных наград Российской Федерации и нагрудных знаков к почетным званиям Российской Федерации. Так, на нормативном уровне установлено, кто и за какие заслуги может быть представлен к почетным званиям «Заслуженный врач Российской Федерации», «Заслуженный работник здравоохранения Российской Федерации», «Заслуженный работник культуры Российской Федерации», «Заслуженный учитель Российской Федерации» и «Заслуженный работник высшей школы Российской Федерации». Но все это касается именно государственных наград и государственных почетных званий.

Наша справка

Ведомственные награды и знаки отличия за добросовестную и безупречную работу вручаются работникам предприятий и учреждений различных отраслей. Например, различные ведомственные награды, утвержденные соответствующими министерствами, предусмотрены для работников социальной сферы, здравоохранения, сферы образования, для работников транспорта, нефтяников, строителей, горняков, работников культуры и т. д.

ВЫ ДОЛЖНЫ ЭТО ЗНАТЬ

Решение о возбуждении ходатайства о награждении ведомственной наградой принимается по общему правилу трудовым коллективом по месту работы представляемого к награде

Каждое министерство определяет свой перечень ведомственных наград, утверждает положения о таких наградах, определяющие условия и порядок представления к ним.

Так, положение о Почетной грамоте Министерства образования и науки РФ утверждено приказом Министерства образования и науки РФ от 03.06.2010 № 580 «О ведомственных наградах Министерства образования и науки Российской Федерации».

Почетная грамота вручается работникам Министерства образования и науки РФ, работникам органов исполнительной власти субъектов РФ и органов местного самоуправления, осуществляющих управление в сфере образования и (или) науки, работникам образовательных и научных организаций независимо от их организационно-правовых форм и форм собственности.

По своей сути такая Почетная грамота является мерой ведомственного поощрения для педагогических и научных работников за добросовестный и эффективный труд в системе образования или успехи в научной деятельности. При этом грамотой награждаются работники, имеющие стаж работы в соответствующей организации или органе не менее пяти лет.

ВЫ ДОЛЖНЫ ЭТО ЗНАТЬ

Ведомственные награды вручаются в торжественной обстановке, обычно по месту работы работника

Итак, ведомственные награды не являются государственными наградами, а также не предусмотрены локальными нормативными актами организаций в качестве мер поощрения работника, но как меры ведомственного поощрения за успехи в трудовой деятельности также в обязательном порядке учитываются в трудовой книжке работника.

В контексте п. 24 Правил о сведениях о поощрении, вносимых в трудовую книжку работника, ведомственные награды за трудовые заслуги относятся к числу других видов поощрения, предусмотренных законодательством Российской Федерации (в случае с Почетной грамотой Министерства образования и науки РФ - приказом Министерства образования и науки РФ от 03.06.2010 № 580 «О ведомственных наградах Министерства образования и науки Российской Федерации»).

Кроме того, в п. 6 Положения о Почетной грамоте Министерства образования и науки Российской Федерации, утвержденного упомянутым выше приказом, сказано, что в трудовую книжку награжденного вносится запись о награждении такой грамотой.

Следует иметь в виду, решение о награждении ведомственной наградой (Почетной грамотой) принимает Министерство образования и науки РФ, а не работодатель. И оформляется оно специальным приказом, подписанным самим министром или замминистра.

Именно на основании данного приказа (его оригинала или предоставленной работником копии) работодатель обязан внести соответствующую запись о поощрении ведомственной наградой в трудовую книжку работника (пример 1 ).

Срок внесения такой записи в нормативном порядке не определен. С одной стороны, в п. 10 Правил сказано, что все записи о награждении, произведенном работодателем, вносятся в трудовую книжку на основании соответствующего приказа (распоряжения) работодателя не позднее недельного срока. С другой - по смыслу существующей формулировки получается, что данное требование о сроке относится только к тем поощрениям за труд, которые применяются работодателем, и не касается поощрений государственными или ведомственными наградами. На наш взгляд, в сложившейся ситуации запись о награждении работника Почетной грамотой работодатель должен произвести в разумный срок.

ЭТО ПОЛЕЗНО ЗНАТЬ

Государственные награды Российской Федерации - высшая форма поощрения граждан за заслуги в области государственного строительства, экономики, науки, культуры, искусства и просвещения, в укреплении законности, охране здоровья и жизни, защите прав и свобод граждан, воспитании, развитии спорта; за значительный вклад в дело защиты Отечества и обеспечение безопасности государства; за активную благотворительную деятельность и иные заслуги перед государством.

Один из разделов трудовой книжки называется «сведения о награждениях». В него вносится вся информация о наградах и поощрениях сотрудника. Образец благодарственного письма – записи в трудовой книжке можно найти ниже.

В трудовую книжку нужно обязательно вносить сведения о следующих видах наград:

• государственных наградах;
• наградах, присвоенных самой компаний, в которой работает сотрудник (различные грамоты, звания, дипломы, знаки отличия);
• наградах, которые предусмотрены правилами рабочего порядка или Коллективным договором компании.

Также в трудовую книжку вносят следующие формы поощрений:

• вручение ценного подарка;
• объявление благодарности за что-либо;
• вручение денежной премии;
• помещение в книгу почета или на доску почета.

Значение благодарности в трудовой

Сотрудники, получившие награды, задаются вопросом: что дает благодарность в трудовой книжке?

Благодарность только повышает репутацию работника в глазах нанимателей, ему будут больше доверять и охотнее принимать на работу. Однако на трудовой стаж она никак не влияет.

Когда вносить запись

Любая награда должна подтверждаться соответствующим документом (письмом или приказом). Если сотруднику объявлена благодарность, запись в трудовой книжке делается только после того, как будет готов подтверждающий документ. До тех пор пока приказ не дойдет до кадрового отдела (даже если работник уже получил свою награду), информация в книжку не записывается.

Порядок действий кадровика

1. Сначала кадровый работник должен найти личное дело сотрудника, получившего награду.
2. В личном деле необходимо найти трудовую книжку.
3. Управляющий компании должен издать приказ о присвоении награды определенному работнику.
4. Сотрудник, получивший награду, должен ознакомиться с данным приказом под роспись.
5. После этого кадровик может начать заполнять раздел трудовой книжки, посвященный наградам и поощрениям.
6. В первой графе прописывается порядковый номер благодарности в трудовой книжке.
7. Вторая графа предназначена для указания даты издания приказа о награде и проставления записи.
8. В третьей графе прописывают, кто наградил работника. Это может быть наименование компании или ее филиала, где сотрудник осуществляет свою деятельность.
9. В этой же графе нужно прописать сведения о полученной награде, а также кратко описать заслуги, благодаря которым награда была получена.
10. В последней графе нужно указать номер и дату приказа, в соответствии с которым получена награда.
11. После этого необходимо, чтобы управляющий компании проставил свою подпись, а также штамп компании.

Если была объявлена благодарность с занесением в трудовую книжку, порядок действий такой же.

Что делать, если нет места для записи

Бывают случаи, когда раздел о наградах в трудовой книжке является полностью заполненным. Что делать кадровикам в таких ситуациях?

Вклеивать дополнительные листы, писать на обложке или в разделе о работе нельзя ни в коем случае. Единственным выходом является заведение вкладыша. Даже если нужно сделать всего одну запись, вкладыш сделать просто необходимо.

Кадровые работники должны помнить, что при увольнении сотрудника они должны закрыть раздел с наградами своей подписью и штампом компании, так же, как и раздел с информацией о работе.

Образец благодарственной записи

Сведения о награждениях за успехи в работе вносятся в трудовую книжку в соответствии с абзацем 4 статьи 66 ТК РФ. Основанием внесения записи в трудовую книжку является соответствующий приказ (распоряжение) руководителя (пункт 10 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 года №225 «О трудовых книжках» (далее Правила ведения и хранения трудовых книжек)).

Согласно пункту 24 Правил ведения и хранения трудовых книжек в трудовую книжку вносятся следующие сведения о награждении (поощрении) за трудовые заслуги:

а) о награждении государственными наградами, в том числе о присвоении государственных почетных званий, на основании соответствующих указов и иных решений;

б) о награждении почетными грамотами, присвоении званий и награждении нагрудными знаками, значками, дипломами, почетными грамотами, осуществляемыми организациями;

в) о других видах поощрения, предусмотренных законодательством Российской Федерации, а также коллективными договорами, правилами внутреннего трудового распорядка организации, уставами и положениями о дисциплине.

Пунктом 10 Правил ведения и хранения трудовых книжек установлен недельный срок, не позднее которого работодатель обязан вносить соответствующие записи в трудовые книжки.

Постановление Минтруда Российской Федерации от 10 октября 2003 года №69 «Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек» регламентирует порядок внесения сведений о награждении в трудовую книжку. В графе 3 раздела «Сведения о награждении» трудовой книжки в виде заголовка указывается полное и сокращенное наименование организации; в графе 1 - порядковый номер записи (нумерация идет по нарастающей в течение всего периода трудовой деятельности работника); в графе 2 - дата награждения; в графе 3 - кем награжден работник, за какие достижения и какой наградой; в графе 4 - наименование документа, на основании которого внесена запись, со ссылкой на его дату и номер.

В обязательном порядке сведения о поощрениях заносятся также в личную карточку работника (унифицированная форма Т-2, утвержденная Постановлением Государственного комитета по статистике Российской Федерации от 5 января 2004 года №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»).

Обратите внимание!

В трудовую книжку не вносятся записи о премиях, которые не являются поощрением работника, но являются составной частью его заработка, то есть, предусмотрены системой оплаты труда или выплачиваются на регулярной основе (пункт 25 Правил ведения и хранения трудовых книжек). Если же сотрудник получил так называемую «персональную» премию за конкретный личный вклад в работу, то сведения о ней должны быть занесены в его трудовую книжку.

Примечание.

Обращает на себя внимание несовпадение формулировок статей 66 и 191 ТК РФ. Статья 66 ТК РФ требует вносить в трудовую книжку сведения о награждениях за успехи в работе, а внесение записей об иных видах поощрений данной статьей не предусмотрено. Названное несовпадение понятий «награда» и «поощрение» затрудняет применение норм трудового законодательства в практике оформления трудовых книжек. В связи с этим возникло две противоположных точки зрения:

1. Согласно статье 66 ТК РФ работодатель не обязан вносить в трудовую книжку сведения о всех поощрениях работника, а только сведения о его награждениях.

2. Более широкое толкование термина «поощрение» предполагает, что те поощрения, которые не являются по существу наградами, но также характеризуют работника с позитивной стороны, должны отражаться в трудовой книжке в его интересах.

Таким образом, работник вправе настаивать на внесении в трудовую книжку соответствующей записи о любом из примененных к нему видов поощрений, если она не была внесена.

Более подробно с вопросами, касающимися особенностей документального оформления поощрений за труд, и порядка внесения сведений о поощрениях и награждениях в трудовую книжку работника, Вы можете ознакомиться в книге «Поощрение за труд» авторов ЗАО « BKR -ИНТЕРКОМ-АУДИТ».